Assistenz (m/w/d)

Arbeitnehmerüberlassung

Professional

Bayreuth

Ihr Aufgabenprofil

Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, vorausschauende Identifikation von Handlungsbedarf sowie Priorisierung von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung
Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungsprozesse sowie Sicherstellung einer vorausschauenden Planung und ordnungsgemäßen Reiseabrechnung
Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen einschließlich Ergebnisdokumentation sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie adressatengerechte und prägnante Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
Zentrale Koordination interner und externer Anfragen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und relevanten Schnittstellen
Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere im Bestellwesen, in der Rechnungsbearbeitung und in der Pflege relevanter Übersichten, einschließlich Koordination der erforderlichen Freigaben
Eigenständige Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Kleinprojekte sowie kontinuierliche Optimierung der digitalen Ablagestrukturen und Assistenzprozesse

Ihr Qualifikationsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene
Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld
Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz, vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Verbindlichkeit und Umsetzungssicherheit
Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
Kompetenz in der strukturierten, prägnanten und managementgerechten Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel, sowie versierte Anwendung digitaler Werkzeuge und freigegebener KI-Anwendungen
Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Wir bieten

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