Personalbeschaffung: So meisterst Du kurzfristige Personalengpässe
Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung ist der Oberbegriff für alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen offene Stellen besetzt. Dazu zählen sowohl die interne Personalbeschaffung, zum Beispiel über Versetzungen oder Beförderungen, als auch die externe Personalbeschaffung über den Arbeitsmarkt.
Wenn Personal kurzfristig fehlt, etwa bei Arbeitsspitzen oder ungeplantem Personalausfall, reicht die interne Beschaffung oft nicht aus.
Dann wird externe Personalbeschaffung relevant: über Arbeitnehmerüberlassung, Werkverträge oder Freelancer:innen.
4 Gründe für den Personalengpass
Auch mit der besten Personalplanung kann sich schnell ein Personalengpass einstellen. Die häufigsten Gründe sind:
- Arbeitsspitzen ohne Planstellen
- Großprojekte im Laufe des Jahres, die nicht eingeplant waren
- Genereller Fachkräftemangel, bei dem durch eigenes Recruiting keine geeigneten Expert:innen gefunden werden
- Ungeplanter Personalausfall durch Fluktuation und längere Fehlzeiten von Personen in Schlüsselpositionen
Wenn diese Situationen eintreten, hilft externe Personalbeschaffung: Du sicherst Dir gezielt Expertise mit geringem Verwaltungsaufwand und bleibst dabei flexibel.
Künstliche Intelligenz in der Personalbeschaffung
Künstliche Intelligenz verändert zunehmend, wie Unternehmen Personal finden. Bei der Bedarfsprognose hilft sie, anhand von Projekt- und Auslastungsdaten frühzeitig zu erkennen, wann und wo Personalengpässe entstehen könnten.
Beim Matching unterstützt sie dabei, Anforderungsprofile schneller mit passenden Kandidat:innen zusammenzubringen, etwa über Datenbanken von Personaldienstleistern. Die fachliche und menschliche Einschätzung bleibt dabei entscheidend, denn ob eine Fachkraft ins Team passt, lässt sich nicht allein algorithmisch bewerten.
Mehr zum Thema liest Du in unseren Artikeln „Künstliche Intelligenz am Arbeitsplatz" und „Robot Recruiting".
3 Möglichkeiten zur kurzfristigen Personalbeschaffung
Für das Großprojekt fehlen Fachkräfte? Mit den folgenden drei Möglichkeiten beschaffst Du kurzfristig externes Personal. Wir stellen Dir Arbeitnehmerüberlassung, Auftragsvergabe per Werkvertrag und Beauftragung von Freelancer:innen genauer vor.
Der Vorteil: Mit der externen Personalbeschaffung sicherst Du Dir gezielt die benötigte Expertise und bleibst dabei flexibel, bei geringerem internen Verwaltungsaufwand als bei einer Festanstellung.
1. Arbeitnehmerüberlassung
Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, ist der gesetzliche Begriff nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Umgangssprachlich ist auch von Zeitarbeit oder Leiharbeit die Rede. Mit der ANÜ werden Fach- und Führungskräfte für bestimmte Projekte an Kundenunternehmen überlassen.
Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen der ANÜ:
- Erlaubnispflicht: Der Verleiher (Personaldienstleister) benötigt eine behördliche Erlaubnis nach § 1 AÜG.
- Überlassungshöchstdauer: Eine Zeitarbeitskraft darf grundsätzlich maximal 18 Monate am selben Kundenunternehmen eingesetzt werden (§ 1 Abs. 1b AÜG).
- Equal Pay: Spätestens nach 9 Monaten Einsatzdauer besteht Anspruch auf die gleiche Bezahlung wie vergleichbare Stammbeschäftigte (§ 8 Abs. 4 AÜG). Tarifverträge mit Branchenzuschlag können davon abweichende Regelungen vorsehen.
Auch beim Einsatz von Zeitarbeitskräften bleiben bestimmte Pflichten beim Entleiher, etwa Arbeitsschutz, Arbeitszeitregelungen, das arbeitsbezogene Weisungsrecht und der Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen (§ 13b AÜG). Ganz ohne interne Verantwortung ist ANÜ also nicht, dafür aber administrativ deutlich schlanker als eine Festanstellung.
Wichtig: Zeitarbeit wird oft ausschließlich mit einfachen Tätigkeiten assoziiert. Doch die Zahlen zeigen: Im Juni 2025 waren nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit rund 622.000 Leiharbeitnehmer:innen in Deutschland sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Das entspricht 1,8 Prozent aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. Durch das rechtssichere Modell und Vorteile wie klare Vertragsbedingungen bietet ANÜ auch für hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte eine attraktive Option.
Ablauf der Zeitarbeit
- Der:die Zeitarbeitnehmer:in ist bei einem Personaldienstleister, wie z.B. YER Deutschland, angestellt.
- Die Zeitarbeitsfirma (Verleiher) überlässt ihre Zeitarbeitnehmer:innen dem Kundenunternehmen (Entleiher) für einen begrenzten Zeitraum.
- Die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen Personaldienstleister und Kundenunternehmen ist der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag.
- Der Lohn und alle weiteren Ansprüche der Arbeitnehmer:innen werden über die Zeitarbeitsfirma abgewickelt.
Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung
Arbeitnehmerüberlassung von Fachkräften bietet Dir als Teamleiter:in oder Führungskraft folgende Vorteile:
- Rechtssicherheit durch den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Personaldienstleister als Arbeitgeber.
- Zugang zu hochspezialisierten Expert:innen, die über eigene Recruiting-Kanäle oft nur schwer erreichbar sind.
- Geringerer Verwaltungsaufwand als bei einer Festanstellung, da Verwaltungsaufgaben vom Personaldienstleister übernommen werden.
- Zugriff auf gezielte Expertise, die für das jeweilige Projekt nötig ist.
- Unabhängigkeit der Fachabteilungen von HR. Das ermöglicht eine schnellere und flexiblere Personalbeschaffung.
Praxisguide: Akademiker:innen in Zeitarbeit
Wie steht es um Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland, und wie integrierst Du externes Personal erfolgreich in Dein Team? Antworten liefert unser Praxisguide „Akademiker:innen in Zeitarbeit", basierend auf der YER Arbeitszufriedenheits-Studie 2023.
2. Aufträge per Werkvertrag
Eine Alternative zur Arbeitnehmerüberlassung kann die Beauftragung auf Basis eines Werkvertrags sein. Die Arbeit ist jedoch an ein vorher festgelegtes Ergebnis geknüpft.
Aufträge per Werkvertrag vergeben
Im Gegensatz zur ANÜ, bei der die Arbeitnehmer:innen auf Stunden- oder Tarifbasis bezahlt werden, kommt es bei Werkverträgen darauf an, dass ein vertraglich definiertes Werk bzw. Ergebnis geschuldet wird. Die Vergütung wird dem Auftragnehmer bei Abnahme des Werks fällig (§ 641 BGB); üblich sind dabei auch Abschlagszahlungen oder Teilabnahmen (§ 632a BGB), sodass die Zahlung nicht zwingend erst am Ende des Projekts erfolgt.
Vorteile von Werkverträgen
Der größte Vorteil der Beauftragung von Fachkräften per Werkvertrag liegt darin, dass die Arbeit an ein Werk gebunden ist. Das eignet sich besonders gut für zeitlich begrenzte Projekte, die mit einem vorher festgelegten Ergebnis abgeschlossen werden müssen.
Wichtig: Wenn Du Fachpersonal per Werkvertrag beauftragst, darf die praktische Durchführung nicht der Arbeitnehmerüberlassung gleichen. Hier spricht man von einem Scheinwerkvertrag. Lass Dich dazu im Zweifel vorher rechtssicher beraten.
3. Freelancer:innen
Statt ANÜ kannst Du auch Freelancer:innen beauftragen. Wie bei Werkverträgen sind Freelancer:innen wirtschaftlich selbstständig tätig, im Unterschied zur Zeitarbeit besteht aber kein Vertragsverhältnis zu einem Personaldienstleister. Freelancer:innen sind ihre eigenen Chef:innen und arbeiten eigenständig für verschiedene Unternehmen.
So beauftragst Du Freelancer:innen
Qualifizierte Freelancer:innen findest Du, indem Du die gewünschten Freelance-Positionen ausschreibst und passende Kandidat:innen über Projektportale suchst. Auch internationale Freelancer:innen kommen dabei zunehmend infrage (mehr dazu in unserem Artikel zu Global Recruiting). Dein berufliches Netzwerk kann Dir dabei helfen, freie Mitarbeitende zu finden. Besonders einfach und sicher geht das über einen Personaldienstleister, der sich um die Akquise von Freelancer:innen kümmert und die Vermittlung übernimmt. Dieser greift dabei auf einen geprüften Pool an Freelancer:innen zurück. So wird die Qualität der freien Mitarbeiter:innen erhöht.
- Die Freelancer:innen schließen mit dem Personaldienstleister einen Dienstvertrag (Contracting) ab.
- Du als Unternehmen bist wiederum mit dem Personaldienstleister per Vertrag verbunden. So vermeidest Du auch rechtliche Fallstricke beim Einsatz von externen Expert:innen.
Vorteile von Freelancer:innen
Freelancer:innen bieten vor allem einen Vorteil: Flexibilität. Sie sind mit ihrer Arbeit weder an feste Orte noch an Zeiten gebunden. Freie Mitarbeiter:innen sind hochspezialisiert und können sich besonders schnell in neue Projekte einarbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Kostenkontrolle. Denn Unternehmen zahlen Freelancer:innen nur das vereinbarte Honorar, ohne die typischen Arbeitgeberkosten einer Festanstellung.
Das Beste: Für viele Projekte lassen sich die passenden Freelancer:innen finden. Das gilt besonders dann, wenn Spezialwissen gefragt ist, das nicht intern abgedeckt werden kann. Ein gutes Beispiel dafür ist IT-Outsourcing oder die gezielte Suche nach IT-Mitarbeiter:innen.
Externe und interne Mitarbeiter:innen – Wie führen?
Die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitenden ist die richtige Integration ins bestehende Team, ohne dabei die Grenzen der jeweiligen Vertragsform zu verwischen.
Wichtig: Die Integration unterscheidet sich je nach Modell. Bei Zeitarbeitskräften (ANÜ) ist eine enge Einbindung ins Team gewünscht und rechtlich unproblematisch, da ein Arbeitsverhältnis zum Personaldienstleister besteht. Bei Freelancer:innen und Werkvertrags-Kräften gilt das nicht: Eine zu enge Einbindung in die Arbeitsorganisation, feste Arbeitszeiten oder ein fester Arbeitsplatz vor Ort bergen rechtliche Risiken für Dein Unternehmen. Bei Freelancer:innen droht Scheinselbstständigkeit, bei Werkverträgen verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.
Für Zeitarbeitskräfte gilt:
- Volle Integration: Beziehe Zeitarbeitskräfte von Anfang an bei allen gemeinsamen beruflichen Aktivitäten ein, angefangen bei der gemeinsamen Mittagspause bis zum Workshop.
- Arbeitsplatz vor Ort: Ermögliche einen festen Arbeitsplatz vor Ort. Schon allein die physische Zusammenarbeit fördert die Integration.
- Regelmäßiges Feedback: Führe wiederkehrende Feedbackgespräche wie mit den festangestellten Mitarbeiter:innen durch. Das signalisiert Gleichberechtigung gegenüber der Stammbelegschaft.
Für Freelancer:innen und Werkvertrags-Kräfte gilt stattdessen:
- Klare Projektabgrenzung: Kommuniziere Ziele und Ergebnisse statt fester Arbeitszeiten oder -orte, damit die unternehmerische Selbstständigkeit erhalten bleibt.
- Regelmäßige Abstimmung statt Integration: Plane feste Termine für den fachlichen Austausch, ohne Freelancer:innen in die interne Arbeitsorganisation einzubinden.
- Eigene Arbeitsmittel und -zeiten: Freelancer:innen und Werkvertrags-Kräfte sollten eigenständig entscheiden können, wann, wo und mit welchen Mitteln sie arbeiten.
Fazit: Kurzfristige Personalbeschaffung als strategischer Vorteil
Ob Arbeitnehmerüberlassung, Werkvertrag oder Freelancer:innen: Bei kurzfristigem Personalbedarf lohnt sich der Blick auf externe Lösungen. Sie geben Dir die Flexibilität, schnell auf Projektspitzen oder Fachkräftemangel zu reagieren, ohne Deine internen Ressourcen zu überlasten.
Ein Blick auf den allgemeinen deutschen Arbeitsmarkt zeigt zudem, warum sich diese Offenheit auszahlt: Laut der YER Arbeitszufriedenheits-Studie 2026 sind 75 Prozent der Arbeitnehmer:innen in Deutschland mit ihren Arbeitsbedingungen zufrieden. Gleichzeitig sind 41 Prozent offen für einen Jobwechsel. Diese Zahlen stammen nicht aus dem Bereich der Arbeitnehmerüberlassung, zeigen aber: Zufriedenheit und Wechselbereitschaft schließen sich nicht aus. Für Unternehmen bedeutet das eine Chance, gerade wechseloffene Fachkräfte über flexible Beschäftigungsmodelle wie Zeitarbeit oder Freelancing für sich zu gewinnen.
Du möchtest kurzfristig qualifizierte Fachkräfte für Dein Unternehmen gewinnen? YER Deutschland unterstützt Dich bei der Arbeitnehmerüberlassung genauso wie bei der Vermittlung von Freelancer:innen – passend zu Deinem Projekt und Deinem Zeitrahmen.
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FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Personalbeschaffung
Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen offene Stellen besetzt – intern durch Versetzungen oder Beförderungen, extern über den Arbeitsmarkt.
Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung?
Bei der internen Personalbeschaffung besetzt Du offene Stellen mit bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen, zum Beispiel durch Versetzung oder Beförderung. Bei der externen Personalbeschaffung holst Du neue Arbeitskräfte von außerhalb des Unternehmens, etwa über Arbeitnehmerüberlassung, Werkverträge oder Freelancer:innen.
Wie läuft externe Personalbeschaffung ab?
Nach der Bedarfsermittlung wählst Du das passende Modell, sprichst geeignete Kandidat:innen an, meist über einen Personaldienstleister, und schließt die entsprechenden Verträge.
Welche Möglichkeiten der Personalbeschaffung gibt es?
Für kurzfristigen Personalbedarf sind die drei gängigsten Modelle Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit), Werkvertrag und die Beauftragung von Freelancer:innen. Sie unterscheiden sich vor allem in der vertraglichen Ausgestaltung und im Grad der Integration ins Team. Bei langfristigem Personalbedarf kommt daneben die klassische Festanstellung über Direktsuche oder Personalvermittlung infrage.
Wie führt man ein Team aus externen und internen Mitarbeiter:innen erfolgreich?
Das kommt auf die Vertragsform an: Bei Zeitarbeitskräften (ANÜ) fördern vollständige Integration in den Arbeitsalltag, ein Arbeitsplatz vor Ort und regelmäßiges Feedback die Zusammenarbeit. Bei Freelancer:innen und Werkvertrags-Kräften sollte dagegen eine klare Projektabgrenzung im Fokus stehen, statt einer engen Einbindung in die interne Arbeitsorganisation. Sonst drohen rechtliche Risiken durch Scheinselbstständigkeit.
